Innkjøpsreglement

4.1 Behov oppstår

• Behov for et produkt eller tjeneste skal meldes til den som har budsjettansvaret innenfor den aktuelle tjenesteenhet 
• Forut for alle innkjøp skal det gjøres en behovsvurdering av produktet/tjenesten, og hvordan det skal brukes

4.2 Rammeavtale

Kommunen har felles innkjøpsprosess for rammeavtaler med innkjøpssamarbeidet på Haugalandet. Det blir inngått rammeavtaler for varer og tjenester som jevnlig blir benyttet, eller dersom det av andre grunner er formålstjenlig å inngå rammeavtale. For hver konkurranse skal det i samråd med kommunalsjef for Næring og Samfunn vurderes om det er mest hensiktsmessig å samarbeide med de øvrige kommunene i det interkommunale samarbeidet, eller om konkurransen bør gjennomføres i mindre skala. 

Rammeavtalene for varer kan være felles for alle kommunene i innkjøpssamarbeidet dersom dette er formålstjenlig. Rammeavtalene bør omfatte de fleste varegruppene kommunen benytter. Som juridisk enhet inngår likevel den enkelte kommune sine avtaler med leverandør. Enhetene er pålagt å benytte de leverandørene kommunen har inngått avtale med. I de tilfellene det er hensiktsmessig, bør kommunen samarbeide med andre offentlige enheter om felles rammeavtaler. 

Det skal ved innkjøp sjekkes ut om kommunen har en rammeavtale for aktuell tjeneste, i så fall skal innkjøpet gjøres hos denne leverandøren (avrop). Hvis det er behov for en ny rammeavtale, evt det er spørsmål om praktiseringen av en gjeldende rammeavtale, skal dette tas opp med kommunedirektøren. Det inngås i utgangspunktet 2-årige avtaler med evt. 1 eller 2 års opsjon på forlengelse. 

Kontraktens verdi skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen ekskl. mva., inkludert enhver form for opsjon som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene. 

Priser gitt i tilbud skal være faste for avtalens varighet. Dersom det utløses opsjoner, kan prisene indeksreguleres årlig i henhold til SSB. 

Enkeltavtaler brukes ved innkjøp for varer og tjenester som ikke brukes jevnlig eller inngår i kommunen sine rammeavtaler. Ved behov for enkeltkjøp over kr 100.000 skal det vurderes om dette kan være aktuelt for andre eller internt.

4.3 Innkjøpsverdi under kr. 100.000

Når det gjelder anskaffelser under 100.000 kroner ekskl. mva. bør kommunen se til og opptre i henhold til de grunnleggende prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Offentlig ressursbruk skal fremme det offentliges måloppnåelse. Man skal opptre ansvarlig, slik at alle har tillit til at det offentlige gjennomfører alle anskaffelser på en hensiktsmessig måte, og sikrer konkurranse og effektiv ressursutnyttelse. Som hovedregel vil det være fornuftig for oppdragsgiver å hente inn tilbud fra flere leverandører for å sikre effektiv ressursbruk og motvirke korrupsjon.

 For innkjøp under kr 100 000,- gjelder følgende i Sauda kommune: 
I de anskaffelser der det en anses hensiktsmessig å undersøke pris/kvalitet gjøres dette. Fremgangsmåte som velges vurderes av innkjøper (mail, telefon og besøk). Det settes ikke ytterligere krav til prosessen. 

Det må opplyses om følgende til aktuelle leverandører: 

• Kredittiden skal være minimum 30 dager 

• Detskal sendes EHF-faktura, og alle fakturaer skal merkes med referansenummer 

• Sauda kommune skal ikke belastesfakturagebyr, jmf. Innkjøpsvilkår for Sauda kommune 

4.4 nnkjøp mellom kr. 100.000 og nasjonal terkselverdi1

Innkjøpet omfattes av Del I i forskrift om offentlige innkjøp, dvs. de lovfestede prinsipper som fremgår av pkt. 3 ovenfor. Det skal sendes forespørsel til minimum 3 leverandører. Konkurransen gjennomføres i Mercell. 

4.5 Innkjøp over nasjonal terskelverdi

• Innkjøp med størrelse mellom Nasjonal terskelverdi opp til EØS- terskelverdi.2 Innkjøpet omfatter del I og del II i forskrift om offentlige innkjøp, og skal følge prosedyren for åpen anbudskonkurranse. 
• Innkjøp over EØS — terskelverdi. Innkjøpet omfatter del I og del III i forskrift om offentlige innkjøp, og skal følge prosedyren for åpen anbudskonkurranse.
  
  Det er ikke anledning til å innhente priser ved bruk av brev, tlf, mail m.m i anskaffelser over kr 100 000,-

4.6 Valg av administrativ prosedyre

Ny forskrift fra 2017 medfører at de tidligere konkurranseformene åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling utgår og erstattes av en åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. 

• I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud 

• I en begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, kan gi tilbud. 

Ny forskrift åpner nå opp for at oppdragsgiver (etter tilbudsfristens utløp) kan beslutte om det skal føres dialog med leverandørene. Denne dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger. Oppdragsgiveren kan ha dialog med en eller flere leverandører. En eventuell utvelgelse og senere omgang med leverandører skal skje i samsvar med likebehandlingsprinsippet.

4.7 Dialog med markedet før konkurransen

Det er anledning til å ha dialog med markedet så lenge man behandler leverandørene likt, unngår å gi noen en urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter. 

Dialog med markedet kan gjennomføres i de anskaffelser der behov og planer ikke er konkret definert. Dialogen kan gjennomføres som markedsundersøkelser eller ved å søke eller motta råd. 

4.8 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag

Omfanget av konkurransegrunnlaget vil variere avhengig av type innkjøp og størrelsen på innkjøpet. Lovverket setter klare premisser til hva forespørselsgrunnlaget skal inneholde (gjelder innkjøp over Nasjonal terskelverdi). Sauda kommune benytter maler utarbeidet av Digitaliseringsdirektoratet.

4.9 Brukte varer

Formålet i lov om offentlige anskaffelser er økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. 

Kjøp av brukte varer er ikke direkte omhandlet i regelverket, men er tolket dit hen at følgende gjelder for disse anskaffelsene: 
De grunnleggende kravene i Lov om offentlige anskaffelser legger til grunn at det skal være konkurranse og at det skal være lik behandling av alle leverandører. Dersom man innhenter et tilbud på en vare via nettstedet finn.no eller andre kanaler for brukte varer og i tillegg undersøker markedet forøvrig, må det kunne sies at kravet om konkurranse og likebehandling er ivaretatt. Videre er det anledning til å sammenligne priser på finn.no. 

For bruk av nettauksjoner gjelder det sammen hva angår krav til konkurranse og likebehandling. Dersom man tenker å legge inn bud i en nettauksjon må man først undersøke markedet. Disse prisene må man forholde seg til under budrunden på nettauksjonen. 

Ved kjøp av brukte varer og på nettauksjon skal innkjøper dokumentere anskaffelsesprosessen i en egen anskaffelsesprotokoll. Hva som er anskaffet, framgangsmåte, vurderinger osv. 

4.10 Innkjøpsprotokoll

I henhold til lov om offentlige innkjøp skal det føres en innkjøpsprotokoll for alle kjøp over nasjonal terskelverdi. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele innkjøpsprosessen. Dette for å dokumentere at innkjøpet er basert på konkurranse, og at kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er ivaretatt. Protokollen er bygget opp slik at den følger innkjøpsprosessen. Den utarbeides i Mercell og arkiveres i Websak.

4.11 Utlysning og frister

Lov og forskrift om offentlige innkjøp gir regler for hvordan man skal kunngjøre innkjøp. Kunngjøring skal skje via konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. Frister følger lovbestemmelsene. 

Følgende regler gjelder: 
Nasjonal kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over nasjonal terskelverdi, men lavere enn EØS – tersklene skal innkjøpet kunngjøres i Doffin – databasen. 

EØS-kunngjøring 
Kjøp av varer og tjenester over EØS – tersklene skal innkjøpet kunngjøres i Doffin- og TEDdatabasen.

4.12 Evaluering av tilbud og valg av leverandør

Valg av leverandør skal baseres enten på laveste pris eller på det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jfr. kriterier i konkurransegrunnlaget, ved utlysning av konkurranse skal dette fremgå av kunngjøringen. I vurderingen knyttet til hva som er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet skal det gjøres en vurdering av pris og kvalitet. I konkurransegrunnlaget skal det være satt opp kriterier for valg av leverandør ut ifra hvilken/hvilke vare(r) og tjeneste(r) som skal kjøpes inn. 

Minimum to ansatte skal delta under evalueringen av tilbud som tildeles ved bruk av andre tildelingskriterier enn pris.

4.13 Kontraktinngåelse og klage

Før kontrakt kan inngås med valgte leverandør skal det sendes elektronisk brev til tilbyderne hvor begrunnelse for valg av leverandør fremgår, samt hvorfor den enkelte tilbyder ikke ble valgt. Videre skal de leverandører som ikke ble valgt gis rimelig tid til å klage. Etter forskriftens del III gjelder minimum 10 virkedagers frist for å klage/be om nærmere begrunnelse på kommunens leverandørvalg. Dette innebærer en karenstid fra vedtaket er fattet til kontrakt kan undertegnes. Regler for klage følger av lov om offentlige innkjøp og KOFA - forskrift av 15.11.02, nr. 1288. Når leverandør er valgt, skal det lages en kontrakt på innkjøpet som regulerer avtaleforholdet mellom partene. 

Det skal opprettes avtale i Mercell for hver gjennomført konkurranse, som gjøres tilgjengelig for begge parter, hvor også den signerte avtalen skal ligge vedlagt som dokumentasjon. Deretter velges samme arkivsak som konkurransen, slik at avtalen blir overført til samme sak i websak. Eventuelt velges elektronisk signering av avtale i Mercell (forutsetter at det er lagret mal for den type avtale). 

Før selve kontraktsperioden må oppdragsgiveren sette seg godt inn i kontraktsvilkårene og hva som skal leveres. Dette gjelder de ansvarlige for kontraktoppfølgingen, men også andre involverte personer kan med fordel få tilgang til og lese gjennom kontrakten. Kontraktoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse, gjennom oppfølging av leveransen og ved å ivareta rettigheter og plikter som påhviler partene. God kontraktoppfølging forebygger også tvister og bidrar således til effektiv ressursbruk for både oppdragsgiveren, leverandøren og samfunnet.

4.14 Sjekkliste for gode offentlige anskaffelser

1. Avklar formålet med anskaffelsen, overordnede mål og strategier 

2. Fordel ansvar og myndighet gjennom hele anskaffelsesprosessen, inkludert kontraktsoppfølgingen 

3. Foreta tverrfaglige vurderinger ved behov 

4. Gjennomfør markedsdialog for å avdekke hva som kan begrense og hva som kan åpne for gode løsningsalternativer fra leverandørene 

5. Ta alltid med livssykluskostnader i vurderingen 

6. Bruk åpne spesifikasjoner; ytelses- og funksjonskrav 

7. Still relevante og effektive krav til miljø og andre samfunnshensyn 

8. Velg den prosedyren som best ivaretar konkurransen og som begrenser transaksjonskostnadene 

9. Før kontrakt blir inngått skal det innhentes skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd., fra tildelt leverandør jfr. konkurransegrunnlag. 

10. Krav om kontraktsvilkår om lønns- og arbeidsvilkår, krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og krav om HMS-kort gjelder bare for kontrakter der leverandøren skal utføre bygge eller anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPVkode 90910000 (rengjøring). 

11. Krav om informasjonsplikt og språkferdigheter gjelder bare der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider. 

12. For etisk handel og kjøp av produkter og tjenester produsert på okkupert jord vil kommunen kreve en egenerklæring fra leverandøren(e)